Motivierende Lohnkosten-Optimierung (MLKO)
Ein Beitrag von Riso zum Buch "MLKO - Motivierende Lohnkosten-Optimierung" von Lars Jansen.
Auf dieser Seite findest Du unseren Artikel zum Thema Lohnkosten-Optimieren. Veröffentlicht wurde er im Buch von Lars Jansen. Vielen Dank, Lars!
Und Dir nun viel Spaß und vor allem Erfahrungsgewinne bei der Lektüre:
Zeitgemäße, digitale Durchführung von MLKO per App.
Es ist unser täglicher Begleiter geworden, das Smartphone.
Da liegt der Gedanke nicht mehr fern, diesen digitalen Helfer auch für die steuerlich korrekte Durchführung von MLKO und Benefits hinzuzuziehen!
Während die künstliche Intelligenz Standardaufgaben der Kontrolle, Aufbereitung, Dokumentation, Zusammenfassung und Archivierung übernimmt, begleitet ein menschlicher Berater mit rationaler und emotionaler Intelligenz das konzeptionelle Setup und die fortlaufende Abwicklung in Ihrer Firma.
Und schon ist das Beste aus beiden Welten kombiniert und das Konzept von Riso beschrieben.
Ganz nebenbei wird jedem Chef und Arbeitgeber die komplette Arbeit für die fachgerechte, fristgerechte und rechtskonforme Durchführung und Dokumentation abgenommen. Es verbleiben nur zwei Aufgaben in der Firma:
- für Mitarbeiter: Einreichung von förderwürdigen Belegen via Riso-App
- für die Lohnbuchhaltung: Auszahlung der Benefits an den Mitarbeiter
Gesetzlicher Hintergrund.
Hierbei achten wir für unsere Auftraggeber nicht nur auf die Erfüllung gesetzlicher (Dokumentations)Pflichten, sondern kennen auch die Rechtsprechung, BMF-Rundschreiben oder Handlungsanweisungen von und an Finanzämter(n). So erfahren wir immer aus erster Hand und vorab von sich abzeichnenden (Gesetzes)Änderungen oder Urteilen aus der aktuellen Rechtsprechung, welche Einfluss auf die Durchführung von MLKO haben.
Grundlegende Basis sind die in obigen Kapiteln (Anmerkung: gemeint sind die vorangehenden Kapiteln im Buch MLKO) beschriebenen Steuerbausteine, welche alle im deutschen Einkommensteuergesetz verankert sind.Steuerliche Logik: Beleg-Erstattung.
Wo gesetzlich erlaubt, basieren wir unsere Methodik auf dem Prinzip der Beleg-Erstattung. Damit erfüllen wir den Hauptgrundsatz jeder ordentlichen Buchhaltung: Keine Buchung ohne Beleg. Wir sammeln für Firmen also rechtskräftige Nachweise in Form von Rechnungen mit der Konsequenz, dass kein einziger Cent aus einem MLKO-Baustein ohne einen passenden und geprüften Beleg ausgezahlt wird.
So ermöglichen wir es Firmen, für jede MLKO-Transaktion einzelne Belegnachweise vorzuweisen.
Bei der Abwicklung bedienen wir uns zeitgemäß digitaler Methoden:Praktische Abwicklungs-Methodik: digital via App.
Zur Vereinfachung dieses Prozesses bekommt jeder Mitarbeiter einen individuellen App-Zugang an die Hand.
Über die Riso-App kann er Fotos von Belegen mit förderfähigen Waren in unser Prüfsystem einspielen.
Es werden also folgende Prozessschritte durchlaufen:
- Beleg-Einreichung (durch den Mitarbeiter)
- Beleg-Prüfung (durch Riso)
- Extrahierung und Speicherung der steuerlich relevanten Belegdaten
- Überprüfung auf förderfähige Waren
- Aufsummierung des förderfähigen Gesamtbetrags (des Belegs)
- Beleg-Gutschrift (oder Ablehnung)
Die Gutschrift wird zurück in die App des Mitarbeiters kommuniziert, so dass dieser jederzeit den Überblick über seine MLKO-Bausteine hat. Ist eine Ablehnung notwendig, wird ein Ablehnungsgrund kommuniziert, um ein begleitendes Lernen zu ermöglichen.
Beispiel Mittagessen:
Der Gesetzgeber fördert die Verpflegung während der Arbeitszeit. Leider mit kleinteiligen Regeln und einer unübersichtlichen Anzahl von Ausnahmen.
Unsere Lösung:
Jeder Mitarbeiter geht dort essen, wo er will. Er weist seine Verpflegung per Beleg nach, egal ob Döner, Gourmet-Menü oder daheim vorbereitete Speise in der Tupperware. So behält jeder seine Freiheit und der Arbeitgeber muss auf keine Sonderwünsche im Speiseplan seiner Mitarbeiter eingehen.
Die detaillierte und zeitaufwendige Prüfung der Einzelbelege übernehmen die Spezialisten von Riso.
Der Prozess aus den Schritten 1-3 wird für jeden eingereichten Beleg durchlaufen. Die Einzelbelegprüfung und die Gutschrift in der App erfolgen i.d.R. innerhalb von 24 Stunden und ist für den Mitarbeiter so zeitnah einsehbar und nachvollziehbar.
Monatlicher Rhythmus: Abrechnung & Auszahlung.
Für die Firma erstellt Riso einmal pro Monat eine aggregierte Übersicht und Zusammenfassung all dieser Daten. In dieser Übersicht werden die gesammelten Werte pro Mitarbeiter und Benefit aufgeführt: fertig für die Verbuchung in der Lohnabteilung und zur Aufzählung auf der Lohnabrechnung.
So wird die Dokumentation komplett! Denn auf Grund der Steuerbegünstigung müssen die Benefit-Werte auf der Lohnabrechnung des Mitarbeiters kommuniziert und dokumentiert werden. So schließt sich der Kreis der rechtskonformen Durchführung und mit Riso werden diese Prozessschritte und Zahlen transparent und nachvollziehbar.
Gleichzeitig werden nur die für den Bericht und die Auszahlung benötigten Daten kommuniziert. Ganz im Sinne von Datensparsamkeit und DSGVO-konform.
Aufsummierung der Belege und Kategorisierung nach MLKO-Bausteinen
Aufbereitung für die Lohnbuchhaltung
Übermittlung finaler Monatswerte zur Erstattung via Gehaltsabrechnung
Auszahlung im Rahmen des "normalen" Gehaltslaufs
Start & Setup.
Alles beginnt mit einem Strategiegespräch: Als Firmenchef bestimmst Du die Marschrichtung und Riso unterstützt bei der Umsetzung der strategischen Vorgaben und der Gestaltung von MLKO mit einem Konzeptvorschlag und Umsetzungsplan. Alles in Zusammenarbeit und in Absprache mit Deinem Steuerberater und Deiner Lohnbuchhaltung.
So schließt sich der Kreis und wir nutzen staatliche Förderungen, um Mitarbeiter glücklich zu machen.Zusammengefasst:
Mit Hilfe von künstlicher und menschlicher Intelligenz übernimmt Riso für Unternehmen alles, was notwendig ist, damit ein Teil des Lohns steuerfrei auf das Konto des Mitarbeiters überwiesen werden darf. Daher sagen wir auch: Riso macht Lohn steuerfrei. Damit alle ein bisschen mehr auf dem Konto haben.
